איך מנהלים כניסה למסיבה

התור בכניסה הוא הדבר הראשון שהקהל פוגש, עוד לפני הדי.ג׳יי. רוב מה שקובע אם הוא יזוז מהר נקבע לפני שהדלת נפתחת.

גיל מינימום ותעודות

בישראל אסור למכור או להגיש משקאות משכרים למי שטרם מלאו לו 18, לפי סעיף 193א לחוק העונשין. גיל מינימום גבוה יותר, למשל 21, הוא כבר מדיניות של המקום או שלכם.

כשקובעים גיל מינימום ב־BAMA, הקונה ממלא תאריך לידה בהרשמה וזה מה שנבדק. בכניסה עדיין בודקים תעודה, כי מה שהוקלד בטופס לא מחליף תעודה מזהה. כתבו בנהלי האירוע שבלי תעודה לא נכנסים. ככה הקונה יודע את זה לפני שהוא מגיע, ולא שומע את זה בפעם הראשונה בדלת.

רשימת מוזמנים

אמנים, צוות, ספקים והאורחים שלכם נכנסים לרשימת המוזמנים. ב־BAMA כל מוזמן מקבל כרטיס ב־SMS או במייל בלי תשלום, ונסרק בכניסה כמו כל קונה. אין רשימה על דף, ואין ״אני ברשימה של מישהו״.

קבעו מראש מי מוסיף מוזמנים ועד מתי. רשימה שכל הצוות יכול להוסיף אליה ביום האירוע מתנפחת מהר.

צוות כניסה וסורק

מי שעומד בדלת צריך את הסורק, לא את נתוני המכירות. ב־BAMA מוסיפים איש צוות לפי נייד או מייל, והוא מקבל גישה לסורק של האירוע הזה בלבד. הסריקה עובדת עם המצלמה של הטלפון.

כרטיס שכבר נסרק מסומן באדום, יחד עם השעה שבה נסרק בפעם הראשונה. זה מה שקורה כשמישהו מנסה להיכנס עם צילום מסך של כרטיס של חבר, והשעה בדרך כלל מספיקה כדי לסגור את העניין בלי ויכוח.

אם יש יותר מכניסה אחת, תנו לכל כניסה טלפון עם סורק. כל הסורקים עובדים מול אותה רשימה, אז כרטיס שנכנס בכניסה אחת לא ייכנס שוב בשנייה.

מהשטח: רוב העיכוב בתור לא נובע מהסורק אלא מאנשים שמחפשים את הכרטיס בטלפון. בקשו בעמוד האירוע או בהודעה ביום האירוע שיגיעו עם הכרטיס פתוח על המסך.

קופה בכניסה

אם מוכרים כרטיסים בדלת, רשמו כל מכירה בקופה. הכסף נשאר אצלכם ולא עובר דרך BAMA, אבל המכירה נכנסת לסיכום הערב. בלי זה, בסוף הלילה יש מספר אחד בסורק ומספר אחר במגירה, וקשה לדעת כמה אנשים היו בפנים.

שעה לפני שהדלתות נפתחות

1. פתחו את הסורק בכל טלפון שיעמוד בכניסה, וודאו שהסוללה מלאה. מטען נייד ליד הדלת חוסך הרבה.
2. סרקו כרטיס אחד לבדיקה, למשל של מוזמן מהצוות.
3. אם המקום מאפשר, הפרידו בין תור למוזמנים לתור לקונים.
4. החליטו מי מכריע במקרים חריגים: כרטיס על שם של מישהו אחר, אין תעודה, הגעה אחרי שהכניסה נסגרה. החלטה אחת ברורה עדיפה על ויכוח בדלת.
5. אם שעת הפתיחה משתנה, עדכנו את כל מי שקנה. ב־BAMA אפשר לשלוח SMS לכל המשתתפים מתוך האירוע, בתשלום לפי נמען.

אחרי האירוע

ייצאו את רשימת המשתתפים. יש בה עמודה של מי נכנס בפועל, וההפרש בין מי שקנה למי שהגיע הוא מספר ששווה לעקוב אחריו מאירוע לאירוע. הוא עוזר להבין כמה מהקהל שלכם קונה ולא מגיע, ומתי.

על הצד של המכירה, ראו איך מוכרים כרטיסים למסיבה.